1 - Conheça a situação do condomínio

Antes de começar o trabalho, é necessário um "check-up" do que terá pela frente. Saber a situação da inadimplência do condomínio, se há processos judiciais ou problemas estruturais no prédio são passos importantes para evitar riscos e para o planejamento de ações futuras.

Deve-se também conversar com o zelador sobre a manutenção do local, as reclamações mais comuns e procurar entender o histórico dos condôminos mais exigentes ou problemáticos. Outro ponto importante é analisar, junto com a comissão, a pasta de prestação de contas da gestão anterior, identificando falhas e oportunidades de redução da taxa de condomínio.

2 – Informe-se

O síndico deve conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio. Saber dos direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é imprescindível. A legislação e as decisões do judiciário sobre determinados assuntos sofrem frequentes mudanças.

3– Esteja bem amparado

Ninguém trabalha sozinho. Esta é uma máxima presente no mundo corporativo e que pode ser aplicada para a gestão de um condomínio. Por isso, reunir uma boa equipe é muito importante. A começar pela contratação de uma boa administradora, que irá auxiliar o síndico na tomada de decisões e aconselhá-lo com base na experiência de mercado. Além disso, sempre que um problema for apresentado, deve-se consultar e/ou contratar especialistas em engenharia, elevador, para-raio, leis trabalhistas, entre outros.

Outro agente imprescindível é o conselho fiscal. Manter contato e reuniões constantes farão com que os membros sigam o mesmo pensamento, além de ajudar o síndico a delegar tarefas e responsabilidades.
"O síndico deve reunir-se sempre com o conselho fiscal. Isso dá credibilidade nas reuniões, quando ele citar que junto com conselho tomou decisões para o bem de todos", diz Alberto de Lima, síndico profissional de São Paulo.

4– Seja transparente com os moradores

Fazer prestação de contas é obrigatório. Deve-se divulgar mensalmente o saldo bancário, demonstrativo de receitas e despesas, inadimplência e tudo o que envolver as finanças do residencial.

Mas a confiança dos moradores é conquistada no dia a dia. Apesar de o síndico ter autonomia para tomar decisões sem realizar a assembleia, todos os moradores podem ser consultados quando alguma mudança afetar suas vidas.

Síndico do Edifício Jangada, em São José dos Campos (SP), Inebergue Claudio de Oliveira criou um método simples para atender aos moradores, quando estes têm dúvidas: estipulou um horário semanal apenas para este fim.

"Desta forma, atendo a todos que tiverem qualquer dúvida e não deixo de ter uma vida privada. Se algum morador me procura para perguntar algo, digo para me procurar no horário pré-estabelecido, apenas", conta.

5 – Tenha atitude profissional

Não é difícil ver moradores que eram amigos brigarem por causa de uma discordância ou a aplicação de uma multa. O síndico deve ter em mente que críticas e oposição de outros fazem parte do processo e dizem respeito apenas à administração, não ao lado pessoal.

O contrário também é verdadeiro. Por se tratar do cargo com maior poder em um condomínio, o síndico não deve tentar se vingar de administrações anteriores, de vizinhos ou qualquer outro assunto.
"Quando aplico uma multa em um condômino, sei que ele fica chateado. Mas, no dia seguinte, o cumprimento normalmente", afirma Oliveira.

6– Reduza a probabilidade de fraudes

Algumas boas práticas de gestão são úteis para que o condomínio não caia em velhas armadilhas. "O condomínio não deve utilizar conta bancária pool, conta na qual a administradora fica com o dinheiro de vários condomínios, em vez de ter uma conta individualizada por prédio. Isso aumenta as chances de fraudes e erros", o mais recomendado é que seu condominio tem conta própria e que no mínimo duas pessoas ficam responsáveis pela gerenciamento da conta junto ao sindico ou administradora.

Também deve-se pedir pelo menos três orçamentos antes de contratar qualquer empresa para trabalhar no condomínio. Para comparar valores, vale a pena conversar com síndicos e colegas para ter ideia de quanto o serviço custou em situações semelhantes.

7– Acompanhe as finanças e a manutenção do prédio

O síndico tem que ficar de olho nas finanças e na manutenção geral do condomínio. Um checklist anual pode ser feito pelo zelador para identificar o que precisa ser corrigido. Normalmente, é o zelador também o primeiro a descobrir quando alguma coisa esta indo mal. É importante prestar muita atenção no que ele reporta, pois pequenos detalhes podem ser sintomas de uma situação mais grave.

O barato pode sair caro, diz o velho ditado. Não realizar manutenção preventiva pode aliviar as contas momentaneamente, mas um grande reparo arrasa de vez com as finanças do condomínio.

Para finalizar, o síndico deve, mensalmente, analisar um relatório comparando as receitas e despesas entre o mês anterior e o atual, para identificar a variação nos custos do condomínio ou aumento expressivo da inadimplência.
(fonte Licitamais)

Outras Dicas

Mantenha acesas apenas as luzes necessárias, especialmente nas garagens; se seu prédio não tiver, instale minuterias nas escadas; acompanhe o consumo mensal em quilowatts;quando houver dois ou mais elevadores num mesmo "hall", instrua os condôminos e empregados a chamar apenas um; estabeleça horário para iluminação da sala de estar no térreo, quadras esportivas, salões de jogos, etc.; use o tipo adequado de lâmpada, e jamais permita que os jardins e "halls" sociais fiquem excessivamente escuros, pois, além de entristecer o edifício, prejudica a segurança.

Obs: Existem minuterias individuais (só do próprio ambiente) e existem tipos de lâmpadas que consomem até 1/4 de energia com a mesma luminosidade.

Não deixe o faxineiro fazer da mangueira uma vassoura; verifique vazamentos, goteiras etc.; acompanhe o consumo mensal em m3 solicite aos condôminos reparos urgentes nos problemas das respectivas unidades, principalmente das descargas velhas ou obsoletas; evite lavagens de pisos nas áreas comuns e garagens em dias chuvosos.